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基于数字校园的高校固定资产协同管理系统设计与应用 字体大小: 2015-03-03 10:17    查看:     原作者:admin     来自: 未知

摘要: 如何利用数字校园的基础设施平台,构建基于数字校园的高校固定资产协同管理系统,实现固定资产管理统一领导、归口分工、网络化协同,促进高校资产优化配置、用管结合、资源共享、提高利用率、保证高校正常...

  如何利用数字校园的基础设施平台,构建基于数字校园的高校固定资产协同管理系统,实现固定资产管理统一领导、归口分工、网络化协同,促进高校资产优化配置、用管结合、资源共享、提高利用率、保证高校正常运转以及各项事业的可持续发展,具有十分重要的意义。

  一、高校固定资产管理工作存在的主要问题

  多年来,为了提高固定资产管理效率,高校资产管理部门一直在积极探索加强资产管理的方法和措施,已经取得了一定的成效。但是,由于各种因素的影响,高校固定资产管理还存在着管理体制不完善、家底摸不清、账账不相符、使用效率低、资产闲置浪费和资产信息无法共享等问题。

  1.资产管理意识淡薄,制度及监督约束机制不完善,存在资产利用率低和闲置浪费等现象

  目前,高校还存在着资产管理制度及监督约束机制不完善、管理意识淡薄、管理责任不够明确、“重购置,轻管理”的不良思想、缺乏健全的管理制度及监督机制的约束致使资产管理分散、管用分离、资产使用率低、资产闲置浪费等现象。

  2.缺乏统一协同管理机制及固定资产信息管理平台,资产管理归口、分工工作无法实现网络化动态协同,资产信息无法共享

  缺乏统一协同管理机制及固定资产信息管理平台,在固定资产的登记、保管、调配、验收、维护、报废、入账及信息统计等环节尚未形成统一规范的网络化协同工作流程,资产归口、分工、入账以及信息统计等方面工作无法实现网络化协同实时管理,出现家底摸不清,账账不相符,清产核资难,报废消账难以及资产信息无法共享等问题。

  二、构建高校固定资产协同管理系统的意义

  采用基于高校数字校园的应用环境、从高校的实际情况出发,定制统一规范的固定资产管理网络化协同工作流程、资产信息数据与数字校园的数据平台,采用深度整合的方法来构建高校固定资产协同管理系统,能把过去静态单一的资产管理模式转化为实时动态协同的资产管理模式,能把过去采用事后监督模式转化为事前审核和实时监控模式,从而实现固定资产从计划、采购、验收、入账、使用、调配、维修、清查、报废等环节的实时动态协同管理,最终的目的是实现固定资产管理工作科学化、规范化、高效化以及智能化,实现财产资源共享,促进高校教育信息化可持续发展。

  三、高校固定资产协同管理系统的系统架构

  1.基于数字校园固定资产协同管理系统的总体架构

  我国高校基本上都完成了数字校园的基本建设,完成构建了统一门户、统一数据库、统一信息资源共享等基础总体架构如图1所示,初步实现了高校信息资源整合与应用集成,对校内的一些传统业务流程及教学模式产生了变革。高校固定资产协同管理系统的架构是基于数字校园总体架构各层而搭建。

  数字校园总架构可以大概分为五层:

  (1)网络基础设施层

  在网络基础设施层中包含了所有的物理网络系统、数据中心、网络安全体系等的建设。在网络系统的建设中包含网络结构、综合布线、网络中心、IP与路由设计、网络出口、无线网络、网络管理、网络运行等;在数据中心的建设中包含机房、服务器系统、存储与备份系统等;网络安全体系中包含整个信息化校园建设过程的安全体系,如校园网安全、数据中心安全、关键部门安全、应用的安全策略等。

  (2)应用支撑层

  应用支撑平台层架构在基础设施层之上,又是应用平台层的基础,为应用平台层提供核心服务。提供数据库系统服务、存储服务、数据备份与恢复服务等是其他各组成部分的必需服务。如网络管理服务为管理体系提供必要的支持和指导,文件传输服务为用户应用集成和数据交换提供传输层的可选方案。

  (3)应用平台层

  应用平台层架构在应用支撑层之上,利用应用支撑平台层的各种服务来实现自己的基础功能。应用平台层与应用支撑平台层选用的架构无关,依靠中间件产品强大的跨平台特性,它可以独立于应用支撑平台层,利用成熟的或是标准的接口和协议访问基础服务层所提供的服务。数字化校园应用平台层是数字化校园应用系统的承载平台,它支撑应用软件的开发、部署、运行及管理,为各个应用系统提供一个统一的、开放的、可伸缩的、安全的、可互操作的、数据共享的计算环境。

  (4)应用系统层

  应用系统层的各种应用系统建立在应用平台层之上,符合应用平台提供的具有高扩展性、安全性、高效性和通用性的应用框架,实现信息共享、系统互通、系统互操作。公共应用层同样利用基础服务层提供的服务,例如身份认证和权限管理服务。

  (5)门户展现层

  门户展现层为学生、教职员工提供一个访问学校各种资源的单一入口。它是依靠在其下的各个层面所提供的服务而建立起来。它主要为用户提供了单点登录、信息发布、内容管理、及时通讯、应用集成以及个性化服务等。

  2.高校固定资产协同管理系统的系统数据与数字校园平台自动对接共享

  高校固定资产协同管理系统根据数据类别列表,通过接口与数字校园平台自动对接,按照统一的数据编码标准,通过数据清洗工具,把固定资产协同管理系统的资产信息公共数据抽取出来,通过数据交换平台存入数据中心公共数据库,实现与其他业务应用系统的数据共享和工作协同,如图2所示。

  3.高校固定资产协同管理系统采用B/S结构

  高校固定资产协同管理系统采用B/S(Browser/Server)结构(即浏览器服务器结构),资产管理的主要事务逻辑在服务器端实现,而用户的工作界面是通过浏览器来实现,这样简化了客户端的电脑载荷。对系统维护与升级工作只需在服务器端完成,而且只需将服务器连接专网,即可实现远程维护、升级和共享,这样大大地降低了系统成本及工作量。

  四、高校固定资产协同管理系统的管理功能设计

  我们“以服务为核心,以管理为支撑”的理念,按照“统一领导、归口管理”原则、分级适用性、协同性、便捷性、简易性的特点,采用基于高校数字校园的应用环境,从高校的实际情况出发来设计系统功能,主要包括:日常管理、业务申办、归口审核、财务审核、申购审核、资产清查、资产查询、其他查询、数据报表、图形分析、系统工具、系统设置等十二大功能模块,如图3所示,系统管理员可根据实际需求,在管理后台方便、快捷地设置不同管理角色的操作权限,赋予不同管理功能,系统就会自动地展现操作者的个性化页面并提供服务。

  五、高校固定资产协同管理系统管理功能的主要应用

  1.资产申购管理

  该功能应用于资产申购管理。资产使用部门根据实际情况,结合购置预算计划,在系统填写申购清单,提交给使用部门领导审批后,再提交给资产管理部门归口审核,经过主管校领导审批后进入采购环节。

  2.资产报增管理

  该功能是应用于资产信息报增管理。相关角色的资产管理员根据送货单、发票或验收单等相关单据,在系统中录入固定资产报增相关信息,按资产报增流程逐级审核后,生成资产信息报增数据。

  3.资产变动管理

  该功能是应用于固定资产在使用过程中,一些主要使用属性的变化(如现状、使用人、使用单位、使用方向、存放地点、单价等)的管理,相关角色的资产管理员根据实际资产变动情况,在系统录入固定资产变动信息,按资产变动流程审核后,完成资产信息数据修改。

  4.资产处置管理

  该功能是应用于资产处置管理。相关角色的资产管理员根据实际情况,在系统录入拟处置的资产信息申请,按资产处置流程审核、审批后,完成资产处置、注销已报废的资产信息。

  5.维护管理

  该功能应用于资产维修申报及记录登记管理。相关角色的资产管理员根据实际情况,在系统中录入资产维修维护申请,按维修维护管理流程审核、审批后,完成资产维修及维护信息记录登记。

  6.资产清查、盘点管理

  该功能应用于资产清查、盘点管理。本系统是采用电子标签管理,RFID手持采集设备与固定资产管理系统自动对接,方便导入导出清查、盘点前后的资产信息数据,并且能自动对比分析及生成资产清查报表,实现方便、快捷地以账对物、以物对账式的资产清查、盘点管理,大大减低劳动强度,提高工作效率。

  7.原始数据的整理与导入管理

  该功能是应用于资产原始数据的整理与导入管理。在管理系统启用时,高校原有的固定资产信息,经资产清查后,逐条录入系统,经过归口管理部门审核和财务部门记账确认后,进入到系统数据库中;如果高校原先已经使用其他软件管理固定资产,可以方便地将其他系统的数据导入本系统加以检查、整理和完善。

  8.查询管理

  该功能应用于资产信息查询。查询功能包括:按部门查询、人员查询、地点查询、类别查询、综合查询及其他查询等。

  9.资产财务管理

  该功能应用于财务部门对资产财务账目管理。系统能自动生成符合现行国家财政部十一大类的固定资产总账、分户、分类账、明细账,并能自动生成相应的国家财政部新的十一大类账、教育部十六大类账,保证会计账目数据与资产信息数据协调一致。财务或管理部门通过资产财务审核和财务账表,实现资产财务实时监督。

  10.各种资产信息统计报表管理

  该功能是应用于各种资产信息统计报表管理。相关角色的资产管理员根据自身权限,能自主设定资产信息统计条件,自动生成各种常见的统计表,包括基本情况总表、固定资产增(减)情况明细表、使用方向分户统计表、现状分户统计表、结存表、分户结存统计表、分户明细表、分户分类结存表、分户结存明细表、年代构成统计表、精密贵重及大型仪器设备使用情况、仪器设备分户增减变动表、仪器设备价值分段统计表、交通运输工具增减变动情况表等。系统能为固定资产日常管理和领导决策提供全面、准确的动态实时资产信息数据,因此,领导一点鼠标就能便捷地摸清全校的“家底”。

  11.上报数据管理

  该功能应用于资产信息数据上报,与其他业务应用系统的数据共享等管理。系统能按事先设定后的数据结构和文件格式,对全校所有属性的资产一次性自动生成需要上报的资产信息数据;按照统一的数据编码标准,通过数据清洗工具,从系统中抽取出资产信息公共数据,通过数据交换平台存入数据中心公共数据库,实现与其他业务应用系统的数据共享和协同工作;系统管理员也可以自己设定数据条件,对资产信息数据进行导入、导出、修改、整理、检查、汇总等。

  12.资产信息统计分析

  该功能应用于资产信息直观的统计分析。资产管理员或校领导登录系统,设定各类资产信息统计、分析的条件,系统能自动地对全校固定资产进行全面的统计与分析,并生成直观实用的分析图形和账表,更方便于资产管理员或校领导对学校资产的统筹及决策。

  13.精密、贵重及大型仪器设备信息维护管理

  该功能应用于精密、贵重及大型仪器设备信息维护管理,主要包括两方面的内容:精密贵重及大型仪器设备年使用信息维护;精密贵重及大型仪器设备上网信息维护,进一步加强对贵重精密仪器设备的使用信息及时记录,以便教师更高效、合理地使用精密、贵重及大型仪器设备,使精密、贵重及大型仪器设备充分发挥最大效能,提高其使用效率。

  六、高校固定资产协同管理系统的应用效果

  1.实现固定资产网络化协同管理

  通过高校资产协同管理系统,实现跨部门或跨区域的固定资产实时化、动态化、协同化管理,固定资产的不同部门使用人员、管理人员及校领导可以在系统中同时实施不同的管理活动。 通过高校资产协同管理系统,能轻松地查询到已登记的任一物资的实时详细信息(包括:时间、地点、部门、使用人等),彻底解决了传统管理模式带来的差错率高、对账困难、各自为政、信息闭塞、监控不力、管理效能低下等老大难问题。

  2.实现资产信息数据与各种MIS系统互通共享及协同工作

  各种MIS系统与数字校园平台深度整合后,系统能自动地将资产信息数据通过数据转换平台清洗后,导入到数据公共数据库,与各种MIS系统互通共享及协同工作,例如:资产协同管理系统与财务管理系统协同工作,能自动生成记账凭证,能自动生成各种资产财务报表,解决了资产管理系统和财务核算系统中的固定资产科目账的对账难问题。

  3.实现资产管理的各项业务流程无纸化、网络化、规范化管理

  从固定资产立项到可行性论证、招标、验收、技术测试、使用、保管、维修、养护、借用、出租、出借、清查、处置、建档等各个管理环节,在系统中都有规范化管理流程,网络上无纸化申请、审批等功能。

  4.实现对高校固定资产的有效监控

  利用高校资产协同管理系统,通过网络能实时地对资产管理情况进行有效监控,彻底解决高校固定资产管理责任不清、情况不明、账实不符、账账不符、账表不符等管理混乱的状况,有效地杜绝了资产的流失现象,进一步优化了资源配置,有效地提高资产的使用效益。

  5.实现能实时利用系统中的大量信息,做好领导的参谋

  领导不仅能通过高校资产协同管理系统实时地摸清家底,更重要的是领导在物资管理决策中,随时可以从系统中获得决策信息支持,为领导提供了客观、准确、实时的审批依据,有力地支持了预算编制、资产购置、学科建设、重点实验室建设等管理活动的顺利实施。

  6.实现实时准确的资产信息查询、统计、分析、打印等功能

  高校资产协同管理系统将物资属性不同的固定资产全部管理起来,彻底结束了以前不同的归口部门要用不同管理软件来管理不同种类资产的历史,也就解决了对全部固定资产数据进行统计困难的问题。单位领导、管理人员、使用人员在自己的办公室里,按自己的使用权限,可以准确地对固定资产情况进行实时的查询、统计、分析和打印等。

  7.实现系统通用性、易用性和高效性

  高校资产协同管理系统配备手提RFID接收器、标签打印机等配套设备,全面使用电子标签进行固定资产标签管理。系统应采用树形结构的分类库,单位库、人员库、地点库灵活设置,方便有效。系统具备智能优化处理功能,大部分的任务操作都可以通过鼠标点选方式完成。验收单填写、卡片、变动单、处置单、报废单等,大部分应填项都应默认填写了常用值,降低了工作量。可根据高校实际固定资产管理流程,自主设置符合实际需要的固定资产管理业务审批流程。

  8.实现智能化资产清查、盘点

  高校资产协同管理系统提供了专用的资产清查模块,可以对系统中已有资产进行电子标签采集清查,可根据固定资产管理的实际需求,以边读边查,部门分立的方式,实现了固定资产智能化地离线清查、盘点,大大减轻劳动强度,并且提高工作效率。

  七、结束语

  基于数字校园的固定资产协同管理系统已基本完成开发建设,资产信息数据与数字校园的数据平台也已深度整合,系统已投入到实际应用中。但是,因有些业务应用系统(例如:财务管理系统、人事管理系统等)尚未整合到数字校园平台中来或尚未完成开发建设,系统中的资产信息数据尚未能与一些应用系统实现数据实时共享及协同管理,这些问题将有待于进一步完善。
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