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上海财经大学:协同办公深化行政管理 字体大小: 2013-08-20 10:52    查看:     原作者:admin     来自: 未知

摘要: 随着信息网络技术的飞速发展,网络应用已深入到高校的教学、科研、管理等各个方面。相对于其他系统而言,学校办公自动化系统(OA)的建设与推广一直比较滞后,但是,其建设需求极为紧迫。在行政管理方面,...

  随着信息网络技术的飞速发展,网络应用已深入到高校的教学、科研、管理等各个方面。相对于其他系统而言,学校办公自动化系统(OA)的建设与推广一直比较滞后,但是,其建设需求极为紧迫。在行政管理方面,学校各办公流程相对比较复杂,且环节众多,使得行政办公效率普遍较低,无法实现协同办公,无法为学校领导层改善学校行政管理水平而提供行政管理的决策信息。随着学校二级管理体制的逐步建立、全校性信息门户与平台的建设与发展,OA的建设变得越来越重要。为了进一步适应高校现代化管理的需求,推进高校校务公开,一套集网络化、自动化、智能化于一体的办公自动化系统,无疑是高校迈向管理现代化的“基石”。借助办公自动化系统,学校重新梳理并规范了行政管理流程,解决办公环节繁多的问题,真正实现协同办公,同时也使学校各级领导从繁琐、无序的事务处理工作中解放出来,从事核心的规划、分析与决策工作,提高行政管理水平与管理效率。

 

  2005年下半年,根据学校在教育管理和办公实务方面的实际需求和发展需要,上海财经大学办公自动化系统建设正式启动。项目以沟通、协作、协调为建设目标,旨在帮助员工实现信息、资源的共享,增强员工协同工作的能力,强化领导的监控管理,实现公文流转、审核签批等行政事务的自动处理,促进管理的电子化和规范化。

  协同办公整合各个要素

  上海财经大学办公自动化系统通过对各办公要素的整合,实现工作流、信息流和知识流的全面管理,规范办公流程,提高办事效率,降低办公成本。具体成效主要有五个方面。

  系统功能覆盖面全

  系统功能覆盖学校行政办公的各个环节,为全体行政人员提供协同办公环境,并且支持远程办公和事务委托;公文、材料全部实现无纸化流转、分发和查阅,通过与档案系统集成实现文件的电子归档,为学校节约大量资源。系统功能结构如图1所示。

 

  我校办公自动化系统从2008年3月上线使用至今共流转包括发文、收文、会议纪要、内部请示、用章申请、证明/介绍信、权限变更申请、督查督办、信访等公文11912件,发布通知公告数量为3029件,会议申请3479件,内部邮件243709件,档案文件11260件,其他文档3442件。内部邮件以其快捷、方便、人性化的特点,使得应用效果尤为突出。办公自动化系统的全面应用,使得每年由办公自动化系统节约的纸张成本相当可观。

  规范、优化办公流程

  办公自动化系统的建设伴随着学校办公流程的梳理和完善:通过系统建设,规范了学校发文、内部请示、信访、督查督办等10余项流程,学校办公流程变得规范、有序,行政人员责任明确,权限分明,具体事务落实;系统使用还促进事务处理公开透明,工作效率得到大大提高,如在学校的内部请示方面,使用系统前常常发生文件送错部门,文件越级报送,文件处理速度缓慢,申请部门无法获悉文件位置及处理结果等问题。在系统建设过程中,学校对内部请示流程进行梳理,明确主办部门,在系统实现上杜绝了越级上报,强化对流程的监控,防止文件的错送误送。同时申请部门可以随时查询文件目前位置及处理情况,文件流转实现透明化和规范化。

  加快信息流通

  通过使用办公自动化系统,领导层下达的文件、通知、任务可以迅速传达到相关人员,无任何中间环节。行政人员可以在第一时间知道学校的最新动态和政策,更加关注学校的发展。同时,信息的流通免去诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰,与学校档案管理系统进行自动集成,对已处理的文件自动归入档案系统,节约了纸张、人力等办公成本,有效支持多部门之间的协同工作,实现高效协作办公。此外,系统还为用户提供许多个人办公的实用功能,如日程安排、内部邮件、事务委托等。

  整合资源、加强知识共享

  通过办公自动化系统的使用,学校的各类公文、材料、简报和规章制度等资源都实现了整合和集中管理,便于学校教职工进行信息查询。各院系、部门将每年的工作计划、工作总结集中上报,由校长办公室统一管理,强化学校各项工作的监督和检查。资源的整合与信息共享促进校务公开,提高信息服务质量和信息资源的利用率。

  支持领导管理与决策

  办公自动系统中的各事物处理提供“观察箱”功能,方便领导层随时查看各项工作的进程,增强管理层对组织的控制力,及时有效控制各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的行政办公情况,及时发现问题和隐患,及时解决,从而减少差错,避免突发事件,反复出现的问题或情况纳入常规工作进行管理和控制,防止低效办公。系统还提供按部门和按事务分类两个维度的统计报表,为领导管理与决策提供依据。
  系统成功的关键

  学校领导推动系统应用的开展

  从办公自动化建设、实施到推广应用,领导重视是关键。办公自动化是一个系统工程,需要领导的重视,在机构、人员上有所保证,落实必要的经费,进行相关管理制度的制订和执行。办公自动化系统建设的层次越高,工作模式的改变越大,涉及的面越广,越不容易实施,越需要领导在制度、人员、经费等各方面给予切实的支持。办公自动化系统能否成功地建设实施,与领导的决心、重视程度有着极大的关系。没有领导的重视,办公自动化系统的建设举步维艰。

  我校实施办公自动化能够取得较好的成效,首先就得益于学校领导十分重视办公自动化系统的建设,给予切实的支持,主抓办公自动化系统的建设工作;系统建设由始至终都得到校领导的积极支持和参与。需求分析阶段,根据校领导的管理理念和思路,把握系统总体要求;系统设计阶段,校领导牵头确认行政管理流程;系统应用与推广阶段,校领导的号召与积极参与带动整个学校的学习热情。因此,校领导的支持与参与是我校办公自动化系统建设成败的决定性因素。

  相关部门配合到位

  办公自动化系统的建设,不是一个人、一个部门的事,必须得到各职能部门的积极配合。我校在办公自动化系统建设之初,就将各部门职责作了明确划分。党委、校长办公室负责办公自动化系统用户注册、权限管理,以及推广的各项工作;信息化办公室给予技术、人员等方面的支持和帮助;全校各单位都确定一名办公自动化系统流转人员,由各单位办公室主任或较年轻的具有一定计算机应用水平的行政职员担任,学习办公自动化系统的使用、简单故障排除,培训并带动本部门领导、科室积极使用办公自动化系统,本部门的其他普通用户均由流转人员进行内部培训。目前,全校所有办公自动化系统用户都养成每天上班就打开系统查看、处理公文的良好习惯。

  以梳理流程、规范管理为先

  为配合办公自动化系统的建设,规范日常管理,学校还对各办公流程进行梳理.通过规范并优化行政管理流程,实现协同办公,提高管理效率,提高信息公开和信息服务水平。对流程进行梳理是为了避免在后续系统建设过程中由于流程频繁变更而延缓系统建设进度,提高项目建设的效率,同时也从流程上提高办公效率。

  建设实施过程科学合理

  为了顺利实现传统办公向网络办公的过渡,我校坚持按照学校信息化建设“总体规划、分步实施”的原则,分步骤地推进办公自动化系统建设的各项工作。

  一是宣传发动。学校领导在中层干部会议上强调推行系统的重要性和紧迫性,在各单位行政领导中首先展开全面培训,并实时监控系统使用情况,保证系统正常运行。

  二是分步启用。我校办公自动化系统内一共10几个功能模块,内部请示、用章申请、通知、公告、会议、邮件等功能都是日常办公经常需要使用到的。但考虑到办公系统所有用户年龄差距较大、计算机水平参差不齐,如果一次全部推开,所有模块都投入使用,显然很难达到方便大家办公的目的,反而会使一些用户产生畏难情绪。因此,我们采用先易后难的顺序逐个模块推广使用,先将简单易上手的通知公告、会议管理、用章管理、证明/介绍信、内部邮件等模块率先启用,如发文管理、内请管理、文档管理等流程较复杂的模块后续逐步启用。一旦用户上手,就会发现办公自动化系统的各种优点,使其提高使用的积极性,很快就能带动身边的人一起使用。

  三是用户参与、多级培训。为了有效实现系统从需求、设计、开发、测试、应用等环节的平滑过渡,用户必须全程参与系统建设,特别是系统进入实施阶段后,需要组织用户进行充分的系统测试,尽快发现系统问题,确保系统正式上线后的稳定运行。同时系统培训工作应根据不同的用户对象,针对不同用户功能操作要求和应用重点展开多批次的培训,如面向党办、校办人员、校领导、中层干部、院系部门行政办公人员的培训等,确保系统进行快速切换和推进、功能得到充分使用。

  技术服务及时有效

  现代的办公自动化系统通过计算机网络将所有员工联系起来,大部分的工作通过网络完成,是全员的办公自动化。因此要求所有工作人员,上至单位领导,下至各级办事人员,都能使用电脑,否则,办公自动化就无法实现。目前的办公自动化系统,行政人员只要能掌握基本的Windows和Office操作,就能进行工作。但是,为了保障办公自动化系统的成功实施,我校对全体教职员工进行专门的培训,印发使用手册,便于有重点地讲解,全面覆盖,重点突破。系统管理员实时检查办公自动化系统运行情况,做好系统维护记录,发现问题,尽快解决,遇到无法解决的问题及时向有关技术服务部门反馈,请其派专人解决。认真听取各部门流转人员的意见,并根据实际情况向软件设计公司提出合理的更新升级建议,使办公系统模块设计更加优化,更趋合理,更贴近学校的实际情况,在最大限度上发挥其强大的办公功能。

  上海财经大学办公自动化系统的建设改善了学校行政管理的各个方面,规范并优化行政办公流程,加强部门之间的协同办公,促进校务公开,提高办公效率和行政管理水平。随着学校管理体制、管理流程的不断发展,办公自动化系统将进一步进行应用范围的拓展和应用深化,更好地支持学校的行政管理工作。

  (作者单位为上海财经大学信息化办公室)

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